Miten asiakaslehden julkaisuprosessi on muuttunut?

Miten asiakaslehden julkaisuprosessi on muuttunut?

Asiakaslehden julkaisuprosessi on lehti lehdeltä toistuva projekti, jossa on tietyt vaiheet, resurssit ja aikataulu.

Asiakaslehden julkaisuprosessi on kokenut erilaisia murrosvaiheita ja muutoksia on näköpiirissä myös jatkossa. Miten tuo prosessi on muuttunut tähän mennessä ja miltä sen tulevaisuus jatkossa näyttää?

Painetun asiakaslehden julkaisuprosessi

Alun perin asiakaslehti on ollut painettu lehti, jolloin lehden julkaisu on koostunut neljästä päävaiheesta: sisällön tuottaminen ja toimittaminen, taitto, paino ja jakelu. Näissä kaikissa neljässä päävaiheessa toteuttava organisaatio on usein ollut eri. Sisällön tuottaminen ja juttujen toimittaminen on ehkä useimmiten ollut asiakaslehteä julkaisevan organisaation itsensä toimesta tuotettua. Taittotyö ja painoaineiston tuottaminen on jo saatettu ostaa palveluna toiselta organisaatiolta kuin myös itse painotyö ja lehtien jakelu asiakkaille.

Julkaisuprosessi on tyypillisesti aikataulutettu halutun jakeluajankohdan pohjalta. Näin on ollut etenkin säännöllisesti julkaistavan asiakaslehden kanssa. Ensin on määritelty, milloin asiakaslehden halutaan olevan asiakkailla. Tuosta päivästä taaksepäin on sitten aikataulutettu jakeluoperaattorin kanssa, milloin lehtien tulee olla heillä jotta jakelu asiakkaalle olisi haluttuna päivänä. Jakeluoperaattorin ilmaisemasta päivämäärästä on puolestaan voitu laskea taaksepäin painotyön ja jälkikäsittelyn vaatima aikaikkuna ja sen perusteella on määräytynyt, milloin painoaineiston on oltava taittovaiheesta valmiina.

Sisällön tuotannon, juttujen tuottamisen ja taittotyön aikataulutus voi vaihdella suurestikin sen mukaan, minkä verran sisällöstä on enemmän toimituksellista juttuaineistoa ja minkä verran toisaalta kuvitusten ja muiden sisältöelementtien toteutusta ja asettelua vaativaa. Jotta tällainen asiakaslehden julkaisuprosessi olisi kustannustehokas, tulee painosmäärän olla suuri. Vaikka ison erän yksittäisen lehden kustannus laskee kohtuulliseksi, on ison erän kokonaiskustannus merkittävä etenkin toistuessaan vaikkapa kuukausittain. Yhä useampi organisaatio onkin siirtynyt vaiheittain erilaisiin mukautettuihin malleihin asiakaslehtien kanssa.

Ensimmäiset askeleet kohti sähköistä asiakaslehteä

Tyypillinen mukautettu välivaiheen malli asiakaslehden julkaisuprosessista on monilla organisaatioilla käytössä tänä päivänä. Siinä edellä kuvatun vaiheistuksen rinnalle on lisätty painovalmiin aineiston julkaisu myös sähköisesti, useimmiten nettisivuilla tai toimialasta riippuen jonkinlaisen sisäänkirjautumisen takaa löytyvänä. Monilla asiakaslehti on niin sanottu näköislehti sähköisenä julkaisuna, jossa sisällöllisesti ja taitollisesti identtinen lehti julkaistaan organisaation nettisivuilla sähköisenä versiona.

Tällainen muunnelma asiakaslehden julkaisuprosessista sisältää kaikki alkuperäisen painetun asiakaslehden prosessin vaiheet, joiden lisäksi sähköiselle näköislehdelle on oltava jokin alusta, jolle lehti julkaistaan. Useimmiten tällainen julkaisualusta löytyy suoraviivaisimmin organisaation omilta nettisivuilta mikä ei sinällään aiheuta lisäkustannuksia – muutaman uuden työvaiheen ja sitä kautta tarvittavan resurssin ja osaamisen sähköisen asiakaslehden julkaisu kuitenkin vaatii. Kokonaistasolla kustannussäästöä ei merkittävästi synny tässä vaihtoehdossa ellei sen myötä painetun asiakaslehden määrää ja/tai julkaisufrekvenssiä pienennetä.

Monikanavainen asiakaslehden julkaisuprosessi

Seuraavana kehitysvaiheena on aidosti monikanavainen asiakaslehden julkaisuprosessi, jossa asiakaslehteä ei tarkastella ensisijaisesti painetun lehden prosessin näkökulmasta tai laajentaen painetun asiakaslehden julkaisu sähköisessä muodossa identtisenä näköislehtenä. Tulevaisuudessa jopa päinvastainen malli voi olla vallitsevampi: asiakaslehti mietitään ensijaisesti sisällön ja verkon ehdoilla, siirrytään miettimään ensisijaisesti sähköisten kanavien julkaisumaailman pohjalta ja kokonaisuutta täydennetään tarkkaan valikoidulle kohderyhmälle tuotetulla pienpainosmateriaalilla.

Monikanavaisessa asiakaslehden julkaisuprosessissa sisältö ei ole eri julkaisukanavissa sama vaan kanavakohtaisesta näkökulmasta tuotettu. Myös julkaisusykli voi olla hyvin erilainen kuin painokeskeisessä asiakaslehden julkaisuprosessissa. Monikanavaisessa mallissa juttuja voi tuottaa ja julkaista vaiheittain valikoidusti ilman että “painon edellyttämä sivumäärä” on ensin optimoitu ja kokonaisuus tuotettu ennen kuin koko tuotos voidaan kerralla julkaista. Aidosti monikanavaisessa asiakaslehden julkaisuprosessissa kokonaisuutta tarkastellaan heti alusta alkaen useampien julkaisumuotojen ja kanavien yhdistelmänä. Tällainen tarkastelu mahdollistaa merkittäviäkin kustannustehokkuuden parannuksia verrattuna painokeskeiseen asiakaslehden julkaisuprosessiin lisättynä sähköisen näköislehden julkaisulla.

Sellaisilla organisaatioilla, joilla ei ole pitkän historian myötä vakiintunutta painetun asiakaslehden julkaisuprosessia on tietynlainen etulyöntiasema. Ilman aiemmin vakiintunutta toimintamallia, jossa tuotetaan ensisijaisesti painettu asiakaslehti, organisaation on mahdollista tuottaa aidosti monikanavaista asiakaslehteä. Myös kaikille sellaisillekin organisaatioille, joilla on pidempi historia painetun asiakaslehden kanssa, koko asiakaslehden julkaisuprosessin uudelleentarkastelu sisältää paljon mahdollisuuksia niin asiakaskokemuksen kuin kustannustehokkuudenkin parantamiseen. 

Monikanavainen asiakaslehden julkaisuprosessi pohjautuu ensisijaisesti siihen, että niin nykyisille, palaaville kuin potentiaalisille uusillekin asiakkaille tuotetaan laadukasta ja kiinnostavaa sisältöä, jota julkaistaan eri muodoissa ja eri kanavissa, erilaiset kohderyhmät huomioiden (ks. juttu “Kuinka teen hyvän asiakaslehden?”). Monikanavaisessa julkaisuprosessissa asiakaslehden käsite hämärtyy kun ei enää tuoteta ja julkaista “tietyllä syklillä julkaistavaa painettua asiakaslehteä” vaan tuotetaan monipuolisesti erilaista sisältöä, jota julkaistaan eri tavoilla ja useammissa eri kanavissa vaihtelevalla syklillä. Voikin sanoa, että asiakaslehden julkaisuprosessista “vesiputous-mallin projektina” siirrytään sisällön tuottamiseen asiakkaille “ketterään, agile-malliin”, jossa nopeasti kokeillaan kevyesti erilaisia toteutustapoja; kehitetään ja löydetään hyvin toimiva kokonaisuus.